6 rzeczy, na których nie warto oszczędzać przy prowadzeniu firmy.

Mądre zarządzanie pieniędzmi przy prowadzeniu biznesu polega nie tylko na redukcji kosztów, ale także wydawaniu pieniędzy tak, by przyniosło to korzyść. Niech nie kojarzy ci się to tylko z inwestycjami o wysokiej stopie zwrotu- diabeł tkwi w szczegółach.

 

  1. Marketing

Wierzę w stwierdzenie „reklama dźwignią handlu”. W zależności od profilu wykonywanych usług, powinieneś wybrać najlepszą strategię, która przyniesie twojej firmie rozgłos i nowych klientów. Szczerze polecam ci obszerną serię wpisów na blogu „Liczy się wynik”, którą znajdziesz tutaj

Koszt reklamy i działań marketingowych to pierwszy kranik, który zakręca się w czasach kryzysu. Jest to poważny błąd, ponieważ reklama pozwoli ci się utrzymać na powierzchni, gdy konkurencja będzie tonąć. Żaden biznes nie ma prawa bytu bez klienta, a oszczędzając na marketingu, zmniejszasz prawdopodobieństwo, że potencjalni klienci dowiedzą się o twojej firmie.

 

  1. Księgowość.

Dobry księgowy, który zna przepisy i w małym palcu ma optymalizację podatkową to prawdziwy skarb. Nie warto oszczędzać na czymś, co musi być wypełnione zgodnie z przepisami. Jeśli nie orientujesz się w zawiłym prawie podatkowym, nie oszczędzaj na usługach księgowych. Jasne, że wszystkiego możesz się nauczyć. Odpowiedz sobie tylko na pytania- ile czasu zajmie ci nauka, ile stresu będzie cię kosztować rozliczenie podatku i czy poradzisz sobie z zawiłościami, które mogą się pojawić?

Zanim wybierzesz księgowego, porozmawiaj, opowiedz o profilu wykonywanych usług. Niektórzy księgowi niezbyt dobrze radzą sobie z rozliczaniem działalności np. prowadzonej w Internecie, która nie jest sprzedażą fizycznego produktu.

Jeśli twoja sytuacja podatkowa jest skomplikowana, nie oszczędzaj pieniędzy i wybierz kogoś sprawdzonego. Kary z Urzędu Skarbowego będą boleć bardziej, niż comiesięczny przelew za prowadzenie księgowości. Zawsze możesz zaoszczędzić na samodzielnym prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów i rozliczać się u kogoś, kto nie prowadzi pełnej księgowości- planuję na ten temat osobny wpis. Sama, jako studentka, robiłam darmowe praktyki w biurze rachunkowym i moim obowiązkiem było m.in. prowadzenie księgi dla różnych firm. Księgowi najczęściej nie mają na to czasu, dlatego policzą cię „ekstra” za tę usługę.

 

  1. Oprogramowanie i sprzęt niezbędny do rozwoju firmy.

Jeśli profil wykonywanych przez twoją firmę usług polega na korzystaniu z dobrej jakości sprzętu i dostępu do oprogramowania, błędem jest cięcie kosztów i naiwna wiara w to, że dobry informatyk będzie pracować na laptopie ze średniej półki cenowej, a grafikowi komputerowemu wystarczy jeden przeciętny monitor. Być może już przemyślałeś i przekalkulowałeś wszystkie „za” i „przeciw” i wiesz, że lepszy sprzęt czy drogie oprogramowanie przyniesie ci większe dochody, pozwoli rozszerzyć zakres świadczonych usług, nie oszczędzaj na tym. Oczywiście to wszystko przy założeniu, że ty lub twoi pracownicy będziecie z tego korzystać. Wykwalifikowana kadra mająca stały dostęp do szkoleń będzie wiedziała jak zrobić użytek z drogiego oprogramowania, które wykupiłeś. No właśnie…

 

  1. Szkolenia dla pracowników, subskrypcje.

Wykwalifikowana, zmotywowana kadra, która ma możliwość stale aktualizować swoją wiedzę to wartościowe aktywa dla firmy. Tacy pracownicy przyniosą ci zysk, szybko przystosują się do wprowadzanych zmian i będą aktywnie brać udział w procesach naprawczych i ulepszających biznes. Nie dopuść do tego, by w firmie spadły morale- inwestuj w pracowników, pokaż im że ich obecność i praca są ważne i doceniane, daj dostęp do kursów, sfinansuj dodatkowe szkolenia, studia podyplomowe i wprowadzaj zmiany, które pchną twój biznes na lepszy tor.

 

  1. Dobry i stabilny dostęp do Internetu.

Niby banał, a zrozumie to każdy, kto zajmuje się np. sprzedażą w Internecie i akurat, gdy „wykrzaczyła się” strona twojego sklepu, stałe łącze w domu zwalnia (albo całkiem tracisz połączenie), a Wi-Fi w kawiarni pod domem nadaje się jedynie do lajkowania zdjęć na facebooku.

Jeśli twoja praca nie opiera się np. na pisaniu tekstów na bloga, robieniu zdjęć itp., co możesz robić bez dostępu do stałego łącza, a np. aktywnej sprzedaży, telekonferencjach z klientem, najlepiej rozważ dobrą ofertę firmową i zakup porządnego routera, a także (jeśli uważasz, że zachodzi taka potrzeba) mobilny Internet. Czas to pieniądz, szczególnie gdy chodzi o efektywną pracę. Przestoje z powodu niestabilnego dostępu do Internetu są frustrujące i narażają twój biznes na straty.

 

6.  Ubezpieczenie

Optymistyczne myślenie to często podstawa sukcesu, ale nie w przypadku zabezpieczenia od nieszczęśliwych wypadków. Przy handlu sprzętem o dużej wartości lub wykonywaniu usług, które niosą za sobą odpowiedzialność za cudze pieniądze lub zdrowie, dobre ubezpieczenie to podstawa.

Nie namawiam cię do ubezpieczania przesyłki o wartości 20zł- więcej na tym stracisz, niż zyskasz, ale ubezpieczenie wysyłki np. o wartości 2 tysięcy złotych czy towaru przechowywanego np. w magazynie, to konieczność. Nie oszczędzaj także na wyborze dobrego i wiarygodnego ubezpieczyciela, gdy świadczysz usługi prawne, księgowe czy zdrowotne. Warto skorzystać z usług doradcy ubezpieczeniowego i poszukać opinii w sieci, skorzystać z porównywarki cen i zakresu jaki obejmuje ubezpieczenie w danej cenie.

 

To tyle, co chciałam ci przekazać w dzisiejszym wpisie. Mam nadzieję, że informacje w nim zawarte okażą się dla ciebie przydatne. Czy dodałbyś do tego jeszcze jakiś punkt, który warto wziąć pod uwagę? Będzie mi bardzo miło, jeśli podzielisz się swoimi cennymi doświadczeniami. Pozdrawiam!

Zaszufladkowano do kategorii Uncategorized | Dodaj komentarz

#1 Firmowy budżet- wprowadzenie

Teoretycznie wiesz, że prowadzenie budżetu jest podstawą przy planowaniu finansów domowych i firmowych. W praktyce, to zajęcie wymaga systematyczności i skrupulatności przy zapisywaniu i kontrolowaniu wydatków i przychodów. Tego typu informacje gromadzi Twoja księgowa i są one dla Ciebie na wyciągnięcie ręki, jednak najważniejszą część roboty, czyli analizę przychodów i rozchodów, musisz wykonać sam. I sam musisz wyciągnąć wnioski.

Zacznijmy od początku- jak się do tego w ogóle zabrać? Najprostszym będzie utworzenie arkusza w Excelu. W zależności od profilu wykonywanych usług, pewne podkategorie będziesz musiał zmodyfikować dla własnych potrzeb, ale najłatwiej będzie Ci wyjść od poniższych:

 

Wydatki stałe

  • Wynajem biura, lokalu, powierzchni magazynowej
  • Internet, telefon
  • Wynagrodzenia (w przypadku zatrudnienia pracownika na etat)
  • Odłożona kwota stała na poczet VAT i podatku dochodowego
  • Amortyzacja
  • Spłata kredytu inwestycyjnego, spłata zadłużenia na firmowych kartach kredytowych
  • ZUS i ubezpieczenie zdrowotne
  • Składki ubezpieczeniowe (np. ubezpieczenie lokalu, firmowego samochodu, sprzętu elektronicznego)
  • Subskrypcje (np. oprogramowania komputerowego, czasopism w poczekalni, obsługa strony internetowej)
  • Inne usługi (np. ochrona, sprzątanie, wywóz odpadów)

 

Wydatki zmienne:

  • Wynagrodzenia (w przypadku zatrudnienia podwykonawców na potrzeby danego projektu)
  • Materiały potrzebne do wykonywania usługi, stworzenia produktu
  • Rachunki za prąd, gaz, wodę
  • Działania marketingowe (np. wykupienie banneru reklamowego w Internecie, organizowanie akcji promocyjnych, promowanie treści w mediach społecznościowych,
  • Artykuły biurowe, kawa, herbata
  • Paliwo (jeśli posiadasz firmowy samochód)
  • Wydatki okolicznościowe (np. prezenty dla klientów, przyjęcie świąteczne dla pracowników)

 

Przychody stałe:

  • Od klientów stałych kupujących usługę/produkt w tej samej ilości, w regularnych odstępach czasu
  • Zarobki z inwestycji (np. lokaty bankowe)

 

Przychody zmienne:

  • Z jednorazowych sprzedaży (np. do klientów indywidualnych, jednorazowe duże zamówienie itp.)
  • Z wykonania jednorazowej usługi lub świadczenia regularnej usługi przez krótki okres czasu (np. kilka tygodni lub miesięcy)

 

Ok, masz gotową listę, tylko skąd masz wiedzieć, ile w przyszłym miesiącu zarobisz z przychodów zmiennych i ile zapłacisz za wodę? Umożliwi Ci to prognozowanie wydatków na podstawie wystawionych faktur i rachunków otrzymanych w poprzednich okresach.

 

Jeśli profil Twojej działalności gospodarczej nie zmienił się drastycznie w przeciągu roku, Twoi najwięksi klienci nadal kupują Twój produkt/usługę, warto oszacować przychody na podstawie faktur wystawionych w poprzednim roku. Jeśli Twoja działalność jest wrażliwa na sprzedaż sezonową (np. jeśli produkujesz hand made ozdoby choinkowe, zapewne najwięcej zamówień realizujesz od września-października do grudnia, a największa sprzedaż plannerów, kalendarzy oraz indywidualnych diet i programów treningowych przypada na styczeń), warto oszacować przewidywaną sprzedaż w grudniu 2018 na podstawie danych z grudnia 2017. Ta sama obowiązuje przy przewidywaniu rachunków za zużycie mediów. Jeśli nie otworzyłeś nagle nowej linii produkcyjnej, nie masz w biurze serwerowni albo nie zatrudniłeś nagle 10 nowych pracowników, możesz spodziewać się mniej-więcej podobnych rachunków.

 

Drugim sposobem jest sumowanie otrzymanej gotówki na końcu ustalonego przez Ciebie okresu rozliczeniowego (może być to koniec miesiąca, a może inna ważna data, kiedy np. duży klient opłaca fakturę) i na tej podstawie planowanie budżetu na okres kolejny. Ta metoda pozwoli Ci określić przychody prawie ze 100% dokładnością, a co za tym idzie, zaplanować wydatki z podobnie dużą precyzyjnością. Kluczową kwestią jest jednak liczenie gotówki, która fizycznie wpłynęła na Twoje konto w ustalonym przez Ciebie okresie- jeśli kontrahent zwleka z zapłatą, tej kwoty nie wliczamy w nasz budżet. Pamiętaj: zarządzanie gotówką ma się nijak do księgowości. To, że dla Twojej księgowej istotnym jest wprowadzenie nieopłaconej faktury, przy planowaniu budżetu gotówkowego musisz o niej niestety zapomnieć. Załóżmy, że klient spóźnia się z zapłatą faktury na 4 tysiące złotych. Jeśli wliczysz to w wydatki, nie mając gotówki na koncie, w przyszłym miesiącu może się okazać, że nie będziesz w stanie opłacić wszystkich swoich zobowiązań. To tak, jakby założyć, że w przyszłym miesiącu zarobisz 10 tysięcy złotych i postanowiłeś zamówić kuchnię na wymiar bez możliwości anulacji zamówienia. Ostatecznie jeden z Twoich klientów wycofuje się z zamówienia, Ty zostajesz z 5 tysiącami na koncie, a stolarz przysyła Ci fakturę za wymarzone meble.

 

Patrz realistycznie, nie planuj wydatków na kolejny okres rozliczeniowy bez gotówki na koncie bankowym.

 

Mam nadzieję, że to wprowadzenie do serii o przygotowywaniu, zarządzaniu i analizowaniu firmowego budżetu okaże się dla Ciebie pomocne i zainspiruje do przyjrzenia się finansom Twojej firmy. Nie załamuj się, jeśli do tej pory nie byłeś zbyt skrupulatny, albo w ogóle nie zastanawiałeś się nad takimi kwestiami- jestem pewna, że moja seria o budżecie pozwoli Ci wyciągnąć wnioski, naprawić błędy i w pełni przejąć kontrolę nad finansami w Twoim biznesie.

 

Agnieszka

Zaszufladkowano do kategorii Uncategorized | Dodaj komentarz

5 czynników, które zakłócają przepływ gotówki w twojej firmie

Drogi Czytelniku,

jeśli jakimś sposobem trafiłeś na mojego bloga, oznacza to, że chciałbyś podreperować stan finansów w Twojej firmie. Jeszcze nie wiem, z jakim problemem się borykasz, ale możesz być pewien, że szczegółowo omówię wszystkie czynniki, które mają pozytywny i negatywny wpływ na stan konta bankowego Twojego biznesu.

Blog ten adresuję do małych i średnich przedsiębiorców, zarówno freelancerów, jak i osób prowadzących działalność gospodarczą. Mam nadzieję, że przedstawione przeze mnie metody, a także szczegółowo przeprowadzone analizy, pozwolą Ci wyciągnąć właściwe wnioski, zmniejszyć ilość niepotrzebnych wydatków i pomnożyć zyski.

Zapraszam do lektury.


Z mojego doświadczenia jasno wynika, że najczęstszym problemem, z którym borykają się osoby prowadzące własny biznes, jest nierówny przepływ gotówki, tzw. brak cash flow. Jest to problem złożony i na pewno będę go rozbierać na czynniki pierwsze w moich następnych postach. Dziś za to przybliżę Ci 5 powodów, dla których borykasz się z brakiem fizycznego pieniądza “w ręku”:

 

  1. Twoi dłużnicy nie płacą na czas.

    Nieważne czy sprzedajesz fizyczny produkt, albo usługę. Na pewno miałeś, masz i będziesz mieć do czynienia z klientem zwlekającym z zapłatą. Przez to zaczynasz czuć niepewność, czy sam będziesz mieć gotówkę na opłacenie rachunków, wypłacenie wynagrodzenia podwykonawcom, pracownikom, sobie samemu. Aby zminimalizować ryzyko, Twój zleceniodawca powinien podpisać umowę, że na opłacenie faktury ma czas w wyznaczonym przez Ciebie terminie. Wysyłasz fakturę, data ostatecznego terminu jest widoczna, a Ty dalej nie masz pieniędzy? Niestety tutaj czeka Cię wysłanie wezwania do zapłaty, a w przypadku wyjątkowo opornych, skorzystanie z usług firmy windykacyjnej.

  2. Nie bierzesz zaliczek.

    Z moich obserwacji wynika, że zaliczka to tak naprawdę jeden z niewielu skutecznych sposobów, żeby klient, kolokwialnie mówiąc, nie zrobił Cię w konia. Prosty przykład, z życia wzięty. Na studiach pracowałam jako recepcjonistka w przychodni stomatologicznej. Myślisz teraz “A co to ma wspólnego ze ściąganiem należności?”. Odpowiadam: bardzo wiele:) Dentyści w Anglii pracują z reguły na warunkach samozatrudnienia. Płacą właścicielowi przychodni za korzystanie z lokalu, materiałów, zużycie prądu itp., na przykład, 30-40%. To w ich gestii jest egzekwowanie zapłaty od pacjentów. Masz większą pewność, że pacjent, który zapłacił 50-100 zł zaliczki na poczet leczenia, pojawi się na kolejnej wizycie i nie zmarnuje Twojej godziny, w której mógłbyś pomóc komuś innemu i przy tym zarobić pieniądze. Tak samo działa to w przypadku każdej innej usługi.

  3. Zlecenia stałe i polecenia zapłaty ustawione są na zły dzień.

    Wydawać by się mogło, że ustawienie wszystkich zleceń lub opłacenie wszystkich rachunków jednego dnia, jest najprostsze, prawda? Nie zawsze. Jeśli Twój biznes nie generuje jeszcze tylu przychodów, a klienci płacą w różnych terminach, wszystkie opłaty powinny być zaplanowane tak, żeby konto firmowe nie zostało na minusie. W innym wypadku musisz liczyć się z opłatami za debet lub odsetki na firmowej karcie kredytowej, a to generuje niepotrzebne wydatki. Ten temat także rozwinę bardziej szczegółowo w następnych postach.

  4. Nie prowadzisz budżetu.

    Jeśli jeszcze nie prowadzisz firmowego budżetu i żyjesz zgodnie z mantrą “carpe diem”, to proszę Cię o jedno- przestań to robić 😉 Dobrze rozpisany budżet to podstawa planowania wydatków. To jest trudne, ale kto nie próbuje, ten nie wypracuje właściwego systemu. Michał Szafrański z bloga http://www.jakoszczedzacpieniadze.pl opisał temat budżetu domowego wzdłuż i wszerz, a ja to samo zrobię z budżetem firmowym, bo oba znacznie się od siebie różnią.

  5. Mylisz pojęcie zysku i gotówki.

    A to jest moje ulubione zagadnienie, którym byłam bardzo zafascynowana na studiach. Prosta zasada, o której wszyscy zapominamy. Profit nie równa się gotówce w kieszeni. Profit, inaczej zysk, jest tylko i wyłącznie liczbą uzyskaną w wyniku manipulacji pewnymi danymi. W najprostszym rozumieniu przychody minus wydatki dają profit. Jak zapewne wiesz, wiele rzeczy da się odpisać od podatku i wiele rzeczy liczy się jako profit. Tego być może nie wiesz, ale księgowość działa na zasadzie ‘accruals’ czyli ‘narosłych sum, przychodów przyszłych okresów’ (https://www.diki.pl/slownik-angielskiego?q=accruals). Co to oznacza w praktyce? Księgujesz np. 5 tysięcy złotych za zlecenie, a tej gotówki wcale jeszcze nie masz na koncie bankowym. Prawdziwą sytuację finansową firmy obrazuje tylko i wyłącznie ‘statement of cash flow’, czyli ile gotówki przyszło, ile wyszło i z jakiego powodu. Ten temat-rzekę także będę omawiać bardziej szczegółowo (obiecuję, że jest on bardzo interesujący).

 

Daj mi proszę znać z jakimi problemami finansowymi boryka się Twój biznes i w jakich dziedzinach zamierzasz ulepszyć zarządzanie firmowymi pieniędzmi. Mam nadzieję, że wspólnie temu zaradzimy 🙂

Trzymaj się ciepło.

Agnieszka

Zaszufladkowano do kategorii Zarządzanie gotówką | Otagowano , , | Dodaj komentarz