#1 Firmowy budżet- wprowadzenie

Teoretycznie wiesz, że prowadzenie budżetu jest podstawą przy planowaniu finansów domowych i firmowych. W praktyce, to zajęcie wymaga systematyczności i skrupulatności przy zapisywaniu i kontrolowaniu wydatków i przychodów. Tego typu informacje gromadzi Twoja księgowa i są one dla Ciebie na wyciągnięcie ręki, jednak najważniejszą część roboty, czyli analizę przychodów i rozchodów, musisz wykonać sam. I sam musisz wyciągnąć wnioski.

Zacznijmy od początku- jak się do tego w ogóle zabrać? Najprostszym będzie utworzenie arkusza w Excelu. W zależności od profilu wykonywanych usług, pewne podkategorie będziesz musiał zmodyfikować dla własnych potrzeb, ale najłatwiej będzie Ci wyjść od poniższych:

 

Wydatki stałe

  • Wynajem biura, lokalu, powierzchni magazynowej
  • Internet, telefon
  • Wynagrodzenia (w przypadku zatrudnienia pracownika na etat)
  • Odłożona kwota stała na poczet VAT i podatku dochodowego
  • Amortyzacja
  • Spłata kredytu inwestycyjnego, spłata zadłużenia na firmowych kartach kredytowych
  • ZUS i ubezpieczenie zdrowotne
  • Składki ubezpieczeniowe (np. ubezpieczenie lokalu, firmowego samochodu, sprzętu elektronicznego)
  • Subskrypcje (np. oprogramowania komputerowego, czasopism w poczekalni, obsługa strony internetowej)
  • Inne usługi (np. ochrona, sprzątanie, wywóz odpadów)

 

Wydatki zmienne:

  • Wynagrodzenia (w przypadku zatrudnienia podwykonawców na potrzeby danego projektu)
  • Materiały potrzebne do wykonywania usługi, stworzenia produktu
  • Rachunki za prąd, gaz, wodę
  • Działania marketingowe (np. wykupienie banneru reklamowego w Internecie, organizowanie akcji promocyjnych, promowanie treści w mediach społecznościowych,
  • Artykuły biurowe, kawa, herbata
  • Paliwo (jeśli posiadasz firmowy samochód)
  • Wydatki okolicznościowe (np. prezenty dla klientów, przyjęcie świąteczne dla pracowników)

 

Przychody stałe:

  • Od klientów stałych kupujących usługę/produkt w tej samej ilości, w regularnych odstępach czasu
  • Zarobki z inwestycji (np. lokaty bankowe)

 

Przychody zmienne:

  • Z jednorazowych sprzedaży (np. do klientów indywidualnych, jednorazowe duże zamówienie itp.)
  • Z wykonania jednorazowej usługi lub świadczenia regularnej usługi przez krótki okres czasu (np. kilka tygodni lub miesięcy)

 

Ok, masz gotową listę, tylko skąd masz wiedzieć, ile w przyszłym miesiącu zarobisz z przychodów zmiennych i ile zapłacisz za wodę? Umożliwi Ci to prognozowanie wydatków na podstawie wystawionych faktur i rachunków otrzymanych w poprzednich okresach.

 

Jeśli profil Twojej działalności gospodarczej nie zmienił się drastycznie w przeciągu roku, Twoi najwięksi klienci nadal kupują Twój produkt/usługę, warto oszacować przychody na podstawie faktur wystawionych w poprzednim roku. Jeśli Twoja działalność jest wrażliwa na sprzedaż sezonową (np. jeśli produkujesz hand made ozdoby choinkowe, zapewne najwięcej zamówień realizujesz od września-października do grudnia, a największa sprzedaż plannerów, kalendarzy oraz indywidualnych diet i programów treningowych przypada na styczeń), warto oszacować przewidywaną sprzedaż w grudniu 2018 na podstawie danych z grudnia 2017. Ta sama obowiązuje przy przewidywaniu rachunków za zużycie mediów. Jeśli nie otworzyłeś nagle nowej linii produkcyjnej, nie masz w biurze serwerowni albo nie zatrudniłeś nagle 10 nowych pracowników, możesz spodziewać się mniej-więcej podobnych rachunków.

 

Drugim sposobem jest sumowanie otrzymanej gotówki na końcu ustalonego przez Ciebie okresu rozliczeniowego (może być to koniec miesiąca, a może inna ważna data, kiedy np. duży klient opłaca fakturę) i na tej podstawie planowanie budżetu na okres kolejny. Ta metoda pozwoli Ci określić przychody prawie ze 100% dokładnością, a co za tym idzie, zaplanować wydatki z podobnie dużą precyzyjnością. Kluczową kwestią jest jednak liczenie gotówki, która fizycznie wpłynęła na Twoje konto w ustalonym przez Ciebie okresie- jeśli kontrahent zwleka z zapłatą, tej kwoty nie wliczamy w nasz budżet. Pamiętaj: zarządzanie gotówką ma się nijak do księgowości. To, że dla Twojej księgowej istotnym jest wprowadzenie nieopłaconej faktury, przy planowaniu budżetu gotówkowego musisz o niej niestety zapomnieć. Załóżmy, że klient spóźnia się z zapłatą faktury na 4 tysiące złotych. Jeśli wliczysz to w wydatki, nie mając gotówki na koncie, w przyszłym miesiącu może się okazać, że nie będziesz w stanie opłacić wszystkich swoich zobowiązań. To tak, jakby założyć, że w przyszłym miesiącu zarobisz 10 tysięcy złotych i postanowiłeś zamówić kuchnię na wymiar bez możliwości anulacji zamówienia. Ostatecznie jeden z Twoich klientów wycofuje się z zamówienia, Ty zostajesz z 5 tysiącami na koncie, a stolarz przysyła Ci fakturę za wymarzone meble.

 

Patrz realistycznie, nie planuj wydatków na kolejny okres rozliczeniowy bez gotówki na koncie bankowym.

 

Mam nadzieję, że to wprowadzenie do serii o przygotowywaniu, zarządzaniu i analizowaniu firmowego budżetu okaże się dla Ciebie pomocne i zainspiruje do przyjrzenia się finansom Twojej firmy. Nie załamuj się, jeśli do tej pory nie byłeś zbyt skrupulatny, albo w ogóle nie zastanawiałeś się nad takimi kwestiami- jestem pewna, że moja seria o budżecie pozwoli Ci wyciągnąć wnioski, naprawić błędy i w pełni przejąć kontrolę nad finansami w Twoim biznesie.

 

Agnieszka

O oszczedzaniewbiznesie.pl

Mam na imię Agnieszka i pracuję dla firmy, która pomaga korporacjom osiągać wyznaczone cele w oparciu o zrównoważony rozwój. Mądre zarządzanie finansami to znaczna część mojej pracy, a także hobby.
Ten wpis został opublikowany w kategorii Uncategorized. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *